施工項目管理經濟業務“業務財務一體化”建設

山西建筑工程集團有限公司

山西建工集團施工項目管理經濟業務“業務財務一體化”建設

一、企業介紹

山西建筑工程有限公司，由中國企業500強、中國承包商80強——山西建筑工程[集團]總公司于2016年重組設立。其前身主體山西建工集團總承包公司，是獨立承載山西建工資質與品牌的核心企業，成立于2005年。

企業擁有注冊資本金10億元，年施工能力100億元以上。擁有各類經營管理和專業技術人才2268人，其中教授級高工、高級工程師、工程師等各類職稱人員1306名，建造師等國家注冊師180余人。設有12個土建分公司、9個專業分公司，并設立了北京總部，華北、華東、華中、華南、東北、西北、西南等7個區域分部和基礎設施、裝飾裝修2個專業領域分部，公司還下轄設計院、總承包公司、海外部、產業發展部4個事業部，北京廣恒地產、山西廣宇勞務、山西廣鑫物資、山西機具設備租賃4個子公司，形成了完整的建筑產業鏈，具有獨立承擔大型工程及PPP、BT、BOT、EPC等高端建設項目的綜合實力。

公司致力于提升科技創新能力，擁有國家級技術中心，并聯合太原理工大學、山西省建筑科學研究院組建成立了省內第一家建筑行業技術中心。累計取得國家專利、科技成果獎、新技術應用示范工程、施工工法、“太行杯”土木工程大獎、全國建筑業綠色施工示范工程等省部級以上科技成果200余項。

山西建筑工程有限公司以“實力建筑，恒久傳承”為企業愿景，秉承“奉獻精品，開創未來”的企業使命，積極踐行“干一項工程、樹一座豐碑，交一方朋友、占一片市場，清一個項目、創一定效益，育一批人才，積一套經驗”的“八個一”經營理念，愿同海內外各界新老朋友精誠合作、攜手共進、共謀發展!

公司目前組織機構圖

二、項目建設背景

2011年，集團公司以實現財務集中管理為主導思想，統一部署了企業級信息化管理系統，平臺以“組件化架構、模塊化應用”的形式搭建，一期建設以財務管理為主，主要包括財務核算和財務報表，二期以項目管理為主，主要包括合同管理、物資管理、成本管理、資金管理等相關模塊。隨著公司管理逐步規范化，標準化和精細化，以及財務模塊和項目管理模塊應用逐漸成熟，公司對于項目管理經濟事項“業財一體化”建設需求越來越緊迫，其主要原因如下：

①項目業務發生頻繁，財務人員工作量大，業務、財務人員存在重復勞動。

②財務監管職能的弱化，業務事中管控、財務事后分析雙方相輔相成、相互制約局面不能建立。

③相比較業務而言，財務存在滯后性，雙方口徑不一致，導致數據不一致性，對比分析更無從談起。

④項目過程動態成本監控難、數據存在失真性、數據追溯難，管理者決策缺少數據支撐。

⑤資金集中管理難、資金使用效率低，資金經營成本高，無法真正把控資金風險，審批流程繁瑣，支付周期長。

三、項目建設目標

3.1項目管理經濟業務建設目標

通過合同管理模塊、物資管理模塊、攤銷計提模塊與財務管理模塊單據和數據的互聯互通以實現：

①業務結算數據自動生成財務憑證;

②自動生成的財務憑證經審核后生成財務賬薄;

即：通過財務憑證可以在線追溯業務過程

3.2資金支付建設目標

三級架構下實現資金集中管理，把控風險，優化收支流程，實現收支銀企聯動，提高資金使用效率，最終實現資金支付過程規范與透明，杜絕資金漏洞，加強資金風險管控，促進資金集中管理的落地。

四、項目建設過程

• 2017年3月-5月：同行業“業財一體化”整體情況摸底
• 2017年6月-8月：公司“業財一體化”業務及軟件系統實現方式調研
• 2017年9月：系統實現路徑測試
• 2017年10月-11月：試點項目驗證
• 2017年12月：擴大試點驗證
• 2018年全面推廣
• 2019年持續優化

五、具體業務建設思路、方法及應用情況介紹

5.1項目管理經濟業務實施內容及整體設計思路

合同結算、物資出入庫、攤銷計提等經濟數據推送至財務核算總賬中心，財務會計根據業務結算數據完成財務記賬，財務記賬按月核算形成財務賬簿，從而實現通過財務賬簿可以查詢業務單據。

業財一體化實現邏輯圖

5.1.1合同管理“業財一體化”建設方法及應用情況

合同管理通過系統辦理，實現了公司對合同管理的標準化、自動化、規范化，公司的決策層、管理層及項目層級管理人員可以通過系統實時了解合同的評審情況、履約情況及付款情況，快速傳遞信息，提高工作效率，同時合同評審表、結算審批表等相關表單可以直接從系統中進行打印，合同結算數據通過成本核算科目和財務核算科目的對應關系，實現了結算數據自動生成財務記賬憑證，同時滿足成本核算和財務核算按照不同口徑的核算要求。

公司合同管理業務流程

合同結算“業財一體化”實現思路

本次主要實施范圍包括：承包合同、勞務分包合同、專業分包合同、商品混凝土合同、租賃合同、檢測合同;主要實施的內容為合同評審、合同變更、合同結算及合同付款。

合同結算“業財一體化”操作流程

按照業務調研情況及公司已經實施的業務系統，合同結算“業財一體化”的實施路徑為：項目部組織合同評審前的供應商評審→預算員組織進行合同評審→施工員按月(按階段)進行施工任務書結算→預算員按月(按階段)進行合同結算→合同結算數據同時推送到成本模塊和財務模塊→預算人員進行成本核算，財務人員進行財務記賬。

①合同管理流程

項目部組織合同評審前的供應商評審

預算員組織合同評審

公司合同評審流程

合同線上評審，評審記錄打印做為業務留存記錄

預算員按月(按階段)進行合同結算，累積結算金額自動更新至合同信息

合同結算線上審批，審批記錄打印做為業務留存記

②合同結算“業財一體化”實現方法

合同結算“業財一體化”通過建立成本核算科目CBS和財務核算科目的對應關系(如下圖)，從而實現成本核算和財務核算按照不同口徑的核算要求。

成本科目與財務科目對應關系

系統中成本科目和財務科目對應表

③合同結算財務記賬

合同結算數據推送至財務總賬中心

合同管理模塊的合同結算經審批后，會在財務模塊形成合同結算臺賬，做為財務記賬的數據來源。

合同結算記賬模板

根據合同的類型不同，合同結算需要按照類型分別設置記賬模板。

合同結算財務記賬憑證

財務人員根據合同類型及其對應的記賬模板，對合同結算單據分別進行財務記賬，形成記賬憑證。

合同結算記賬

合同結算單據記賬成功后，原來的結算單據會形成已記賬的標記，并且不能重復記賬，同時具有追溯性。

5.1.2物資管理“業財一體化”建設方法及應用情況

物資管理主要包括需用計劃申請、采購計劃申請、采購入庫、物資出庫、班組退料、采購退貨、物資調撥等功能，。

物資需用計劃編制，系統支持查詢庫存余量功能，同時采購員自動關聯生成采購計劃，根據供貨清單進行入庫辦理，根據限額領料辦理出庫，出入庫憑證按照業務需求制作財務紙質憑證及收發結存報表，同時支持在財務系統生成電子憑證，方便財務人員記賬，減少重復錄入工作，物資明細通過與財務科目對應關系，實現了出入庫數據自動生成財務記賬憑證。

物資 “業財一體化”實現思路

主要實施范圍包括物資入庫、物資出庫及物資調撥。

物資 “業財一體化”操作流程

按照業務調研情況及公司已經實施的業務系統，物資管理“業財一體化”的實施路徑為：項目部組織供應商及合同評審→施工員按月編制物資需用計劃→材料員根據需用計劃編制采購計劃→供應商根據采購清單送貨，并提供供貨清單→材料員根據入場物資辦理入庫單→施工員根據施工部位編制限額領料單→材料員根據限額領料單辦理出庫單→材料員根據入庫單辦理合同結算，預算員根據出庫單進行成本歸集，財務人員根據出入庫單進行財務記賬。

①物資管理流程

施工員按月編制物資需用計劃

材料員根據需用計劃編制采購計劃

材料員根據入場物資辦理入庫單

施工員根據施工部位編制限額領料單

材料員根據限額領料單辦理出庫單

材料員根據物資出入庫辦理憑證套打

②物資管理“業財一體化”實現方法

物資管理“業財一體化”通過建立物資信息與財務科目的對應關系實現，這兩個對應關系必須通過基礎數據的物資大類建立關系，物資大類需要同時維護材料采購科目和生產成本科目與財務科目的對應關系，材料采購科目是物資入庫形成財務記賬憑證的依據，生產成本科目是物資出庫形成財務記賬憑證的依據。

物資大類與財務核算標準對應關系

物資明細與財務科目對應關系設置

③物資管理財務記賬

物資出入庫數據推送至財務總賬中心

物資管理模塊的出入庫單據經審批后，會在財務模塊形成物資出入庫臺賬，做為財務記賬的數據來源。

物資出入庫記賬模板

根據物資辦理的類型不同，物資出入庫需要按照類型分別設置記賬模板。

財務人員辦理物資出入庫記賬

物資出入庫單據記賬成功后，原來的出入庫單據會形成已記賬的標記，并且不能重復記賬，同時具有追溯性。

5.1.3其他業務“業財一體化”建設及應用情況

其他業務主要包括周轉材料攤銷、臨設攤銷、暫結費用等的辦理。

周轉材料攤銷明細表

周轉材料攤銷憑證套打

周轉材料攤銷記賬模板

周轉材料攤銷記賬

臨設攤銷明細表

臨設攤銷憑證套打

臨設攤銷模板

臨設攤銷記賬

暫結費用明細表

暫結費用憑證套打

暫結費用記賬模板

暫結費用記賬

5.2“業財一體化”下“銀企直聯”實施內容整體設計思路

收款認領單通過“銀企直聯”的網銀平臺由資金結算中心推送到所屬分公司，分公司確認后，項目部通過關聯合同、結算進行合同收款登記，資金結算中心和分公司同時自動生成收款憑證。

收款實現邏輯圖

項目部關聯合同、結算、發票填報付款計劃，項目會計一鍵生成付款通知書，分公司出納通過付款申請單引用付款通知書生成流程審核的轉賬支票，發送到資金結算中心，資金結算通過“銀企直聯”網銀平臺支付，資金結算中心和分公司同時自動生成付款憑證。

付款實現邏輯圖

資金集中管理，所有銀行賬戶統一管理，資金歸集、資金下撥通過網銀平臺實時下載，通過憑證模板自動生成資金歸集和資金下撥記賬憑證。

5.2.1“業財一體化”下“銀企直聯”收款應用情況

收款認領單的應用，加快了在集團資金集中管理下，收款信息傳遞的及時和準確，并且通過系統真正做到了資金以收定支，先收后支?！斑M賬單”資金結算中心和所屬分公司分別打印，為公司區域化布局提供了方便。資金結算中心和所屬分公司自動生成收款憑證，減輕了財務人員尤其是資金結算中心的工作量，而且最終傳遞到了項目部，并關聯了合同、結算、發票，把控了資金風險。

資金結算中心進賬單

資金結算中心進賬單套打

分公司進賬單套打

收款憑證模板

收款生成憑證

5.2.2“業財一體化”下“銀企直聯”付款應用情況

付款計劃、付款通知書、付款申請單、網銀平臺的應用，加快了集團資金集中管理下資金支付速度，優化審批流程，減少了填報錯誤率，為實現資金集中管理，尤其是三級架構下的賬戶統一管理，打下了堅實的基礎，也杜絕了資金結算中心、分公司、項目部的矛盾，通過系統真正做到了付款“有合同、有結算、有發票、有掛賬”。轉賬支票系統打印，為集團公司區域化布局提供有力保障。資金結算中心和所屬分公司自動生成憑證，大大減輕了財務人員工作量，也走出了符合山西建工特色資金支付模式(項目部-分公司-資金結算中心-銀行)，把控資金支付風險。

付款計劃

項目部付款計劃、一鍵生成付款通知書

付款申請單

資金結算中心轉賬支票

分公司轉賬支票

付款憑證模板

付款生成憑證

5.2.3“業財一體化”下“銀企直聯”資金歸集資金下撥業務

資金歸集和資金下撥自動生成憑證大大減輕了資金結算中心的工作量，提高資金使用效率，降低資金使用成本。

銀行賬戶交易明細

銀行賬戶交易明細記賬

六、項目推廣應用情況

2018年集團公司完成9個分公司“業財一體化”業務推廣工作，結合2018年推廣應用的實際經驗， 2019年集團成立以集團總部機關部門業務骨干為主的“業財一體化”專項推廣應用及考核小組，按月深入基層一線，面對面進行“業財一體化”業務和系統培訓的工作，到2019年7月公司共計完成21個分公司“業財一體化”培訓工作，其中土建類公司16個，專業類公司5個。截止目前，共計178個項目應用“業財一體化”，土建類項目應用“業財一體化”與專業類項目應用比例為7:3。

為加強“業財一體化”應用及推廣工作，集團公司制定物資出庫明細賬目成本科目與財務科目對比預警表，與“業財一體化”考核統計表。

物資出庫明細賬目成本科目與財務科目對比預警表

“業財一體化”考核統計表

七、項目建設成效

7.1“業財一體化”實施后提高了財務人員做賬效率，節約了入賬時間，把財務人員從大量的日常計算、手工編制憑證、期末忙編報表的繁雜工作中解脫出來。

一鍵生成憑證

7.2“業財一體化”實施后，項目結算資料通過線上運行，提高了工作流程審批速度，同時規范了財務核算，先業務后財務，財務數據來源于業務數據，通過層層把關，過程中監控，最終生成的財務數據，數據真實準確。

統一業財數據

7.3“業財一體化”的實施后，財務一旦記賬不允許隨意更改，保證信息的一致性，增強了業務財務工作的嚴謹性。

7.4“業財一體化”實施后系統會自動記錄各部門的業務處理時間是否及時、內容是否準確。這樣既便于對各部門工作的考核，也督促相關部門及時進行業務處理，解決業務報賬時間較晚，財務各類報表延遲的現象。

7.5“業財一體化”的實施后，整個項目的預算、核算、結算數據的信息可以高度集成與共享，使項目經理在實施過程中能夠實時掌握項目的數據信息，更好的管控項目。而且管理信息更透明，業務財務數據實時對比和監控，公司管理水平的明顯提高。

總之，“業財一體化”的實施使財務管控可以貫穿于整個經濟業務的全過程，以業務為導向，將具有邏輯關系的財務活動連接起來，實現各部門數據的共享，并且管控前移，保證信息質量，提高工作效率。

八、項目建設經驗總結

8.1“業財一體化”其形式上是公司經濟類業務的全流程貫通，業務關聯性強，涉及部門多，需要各部門參與人員具備過硬的業務能力，豐富的工作經驗，積極的工作態度，并有足夠的參與時間，其實質上公司項目管理業務和財務管理業務融合貫通，建設過程需要財務與業務相互協同，通過大量的、反復的、細致的討論確定實施方案，尤其是我們的財務骨干人員，一定要將財務核算的規則講清楚，這樣才有利于整體工作的推進，確保建設的成效。

8.2在實施過程中應成立了“業財一體化”專項推廣應用及考核小組，負責成果的培訓、指導、推廣、督導、考評等工作，同時應制定“業財一體化”考核細則與標準，通過系統定期審查應用數據的及時性、完整性和準確性，通過考核推動系統的落地。